Con Document Management (DM), spesso indicato anche come Document Management Systems (DMS), s'intende l'uso di un sistema informatico composto da una serie di moduli  software in grado di archiviare gestire, tenere traccia delle versioni ed in generale fornire gli strumenti per catalogare, ricercare ed indicizzare documenti sia di natura non strutturata (NON EDI) che multimediali (immagini, video, suoni) in formati elettronici o dematerializzati da un processo di cattura dalla carta attraverso l'uso di uno scanner per documenti.
Con documento in generale s'intende "un file che contiene informazioni interpretabili un operatore umano da o un oggetto che può essere trattato come una unità " (es. documenti Office, PDF, MP3, email, etc)
I sistemi di DM permettono di acquisire, creare , modificare, gestire ed inviare ad un workflow qualsiasi documento, gestendo quindi i cicli di vita documentali sulla base delle regole e dei processi aziendali.

Alcune funzioni chiave di un sistema di DM sono:

• Check In / Check Out, ovvero il blocco e il rilascio di un documento in un determinato momento del suo ciclo di vita
• Controllo delle versioni
• Il roll back di un documento ad una versione precedente
• il tack&tracing delle operazioni eseguite su un documento
• possibilità di aggiungere delle annotazioni ad un documento
• possibilità di raggruppare dcocumenti in dossier
• possibilità di definire delle politiche di accesso ai documenti

e molte altre ancora...

Un sistema documentale si affianca quindi all'ERP ed ai sistemi legacy aziendali, che regolano i processi di business, per una gestione elettronica di tutti i contenuti non strutturati aziendali.
Il grande vantaggio di un sistema documentale è quindi quello di fornire da supporto alle procedure e processi azienadli rendendoli più controllabili, sicuri, affidabili e standard (conformi alle politiche aziendali).