In questo momento, l'uso delle e-mail è ancora il mezzo di gran lunga più utilizzato per le comunicazioni sia aziendali che interaziendali.
Prendendo atto che le aziende comunicano in modo intensivo tramite email diventa sempre più urgente per le organizzazioni predisporre dei sistemi di gestione per questo tipo di documenti aziendali.
Se non si vuole lasciare la gestione ai singoli, con i relativi rischi, è necessario considerare le email alla stessa stregua di un qualsiasi documento aziendale e quindi prevederne oltre alla gestione, delle politiche di:

• acquisizione
• memorizzazione in un repository centralizzato
• classificazione
• conservazione
• gestione
• distruzione

Nel migliore dei casi, la gestione delle email, se lasciata completamente agli utenti (e alle loro caselle), mette le organizzazioni, a rischio di prestazioni per quanto riguarda il loro email server.
I server e-mail non sono mai stati progettati per essere dei repository di grandi quantità di e-mail, ne si può pensare di utilizzarli come sistemi di gestione di questo tipo di contenuti.
Senza una corretta gestione delle e-mail, le organizzazioni non possono soddisfare i più elementari requisiti di conservazione, che, in caso di contenzioso, evitano lunghi e costosi processi di recupero dei contenuti.
Una soluzione di email management invece centralizza il reposotory delle email create e ricevute da tutti gli utenti, usando uno schema di classificazione per la gestione dei contenuti, i periodi di conservazione e le politiche di controllo e di accesso che devono essere applicate.
La gestione dell'archiviazione arricchita dalle funzioni di gestione dei metadati e delle indicizzazioni permettono di recuperare e gestire qualsiasi frammento e  contenuto di una email.
Un sistema di email mngt permette inoltre di gestire pienamente anche gli allegati,
l'eliminazione di email duplicate ed in generale di trattare le email come un qualsiasi altro contenuto non strutturato, quindi attraverso le funzioni di Document Management.