In generale nel termine di fatturazione elettronica si fanno ricadere soluzioni di:

• conservazione sostitutiva
• fatturazione elettronica basate su firma digitale o interscambi EDI

Per “conservazione sostitutiva” s' intende un processo, indipendente dal supporto tecnologico utilizzato per la memorizzazione dei dati, che permette di conservare documenti di qualsiasi natura in formato digitale per lunghi periodi, in modo che risultino disponibili e opponibili con certezza.

In Italia il processo di conservazione consecutiva è stato da tempo normato ed in particolare, l’apposizione della firma digitale e della marca temporale da parte del Responsabile della Conservazione – una nuova figura professionale la cui istituzione è prevista dalla normativa – permette di assicurare integrità e autenticità del documento conservato in formato digitale.

Tale processo consente di mantenere la validità legale e fiscale dei documenti conservati e rappresenta perciò una modalità di conservazione “sostitutiva” rispetto alla carta.

Per “fattura elettronica” si intende un processo che, attraverso due possibili modalità, permette di dematerializzare totalmente il processo di fatturazione, sia per il ciclo attivo che passivo.

Una fattura elettronica è una fattura in formato EDI oppure in un formato non strutturato digitale non modificabile, provvista del riferimento temporale e della firma digitale dell’emittente (che ne garantisce autenticità e integrità) inviata poi in formato elettronico al destinatario, il quale la conserverà nel formato originale (elettronico), in modalità sostitutiva alla carta.

Le fatture elettroniche devono obbligatoriamente essere conservate in formato digitale sia lato emittente sia lato ricevente, quindi la normativa prevede che i due sottoscrivano un esplicito accordo di fatturazione elettronica.

Per “integrazione del ciclo dell’ordine” si intende l’utilizzo di tecnologie EDI che consentono di scambiare i dati che compongono uno o più documenti del ciclo dell’ordine (ordini, bolle, fatture, avvisi di pagamento, ecc.). Lo scambio dei dati avviene attraverso formati standard definiti che consentono di automatizzarne l’invio e/o la ricezione, che avvengono direttamente a livello dei sistemi informativi di cliente e fornitore senza richiedere attività manuali di estrazione e digitazione dei dati.